Was eine E-Rechnung ist — und warum ein PDF keine ist

Eine E-Rechnung ist nicht eine Rechnung per E-Mail, sondern eine Datei, die eine Software ohne Abtippen verarbeiten kann.

Was das Gesetz sagt

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm entsprechen; das ist die Norm EN 16931 (BMF-Schreiben 2024, Rn. 28).

Alles andere ist eine sonstige Rechnung — auf Papier oder „in einem anderen elektronischen Format“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Dazu zählen nach dem BMF auch PDF-Dateien ohne eingebettete Daten, Bilddateien und E-Mails (BMF-Schreiben 2024, Rn. 7).

Die gängigen Formate

• XRechnung — reine XML-Datei, entspricht der EN 16931 (BMF-Schreiben 2024, Rn. 29).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und Factur-X — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sie erfüllen die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Rn. 30).
• Peppol BIS Billing — ebenfalls ein EN-16931-Format (Rn. 26).

Bei ZUGFeRD und Factur-X ist das XML maßgeblich. Weichen XML und sichtbares PDF voneinander ab, gehen die XML-Daten vor, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (BMF-Schreiben 2024, Rn. 31 und 32). Diese Seite vergleicht beim Öffnen eines solchen PDFs die wichtigsten Werte und weist darauf hin, wenn sie einen auf der Seite nicht findet.

Warum man sie trotzdem lesen will

Ein menschenlesbares Dokument zusätzlich zu erstellen, ist nicht erforderlich — die Datei kann mit einer Visualisierungsanwendung angezeigt werden (BMF-Schreiben 2024, Rn. 6). Prüfen, was man bezahlt, muss man aber trotzdem, und XML liest kein Mensch.

Die Fakten auf dieser Seite wurden am 2026-10-21 anhand der Primärquellen geprüft.