Formatfehler, Geschäftsregelfehler: was eine Prüfung bedeutet

Eine Prüfung einer E-Rechnung kann zwei Arten von Fehlern finden. Das Bundesfinanzministerium behandelt sie sehr unterschiedlich.

Formatfehler

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht den zulässigen Syntaxen oder deren technischen Vorgaben entspricht. Eine solche Datei ist nach dem BMF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format — gleich, welcher Art der Formatfehler ist (BMF-Schreiben 2025, Rn. 6a).

In der Prüfung auf dieser Seite zeigt sich das in der ersten Ebene, dem XML-Schema: Dort steht, ob die Datei so aufgebaut ist, wie UBL 2.1 oder CII D16B es vorschreiben.

Geschäftsregelfehler

Geschäftsregeln prüfen, ob die Angaben vollständig sind und zueinander passen — etwa ob der Steuerbetrag zum Steuersatz passt (Rn. 6b). Das sind die Regeln der EN 16931, von XRechnung oder Peppol.

• Betrifft der Fehler eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe nach §§ 14 und 14a UStG, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß (Rn. 35a).
• Betrifft er andere Inhalte, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich — das BMF nennt als Beispiel das fehlende Feld „BT-10 Buyer reference“ (Rn. 35a). Eine solche Datei ist dennoch grundsätzlich eine E-Rechnung (BMF-Schreiben 2026, Rn. 23).

Was eine Prüfung nicht ersetzt

„Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit“ (Rn. 35a). Auch eine Rechnung ohne gefundene Fehler kann falsch sein, etwa mit einem falschen Steuersatz.

Diese Seite ist kein Prüfdienst der Finanzverwaltung und bestätigt nicht, dass eine Rechnung ordnungsgemäß ist. Sie zeigt, welche Regelwerke sie angewendet hat und was diese gefunden haben.

Die Fakten auf dieser Seite wurden am 2026-10-21 anhand der Primärquellen geprüft.